Một số lời khuyên khi viết email

1. Bao giờ tiêu đề cũng phải mang ý chính của bức thư
   

   Subject (tiêu đề) cho người nhận biết bức thư của bạn nói về cái gì mà không cần phải đọc hết thư.
   Ngoài ra, nếu bạn gửi đi một bức thư với Subject nào đó khi người nhận đọc và nhấn vào nút Reply, thì bạn được nhận lại chính tiêu đề của mình. Nếu bạn là người gửi nhiều thư thì bạn có thể nhớ được nội dung bức thư mà mình đã gửi không?
   

   Khi đó người gặp khó khăn sẽ là bạn !!!
   

   
    

2. Chỉ sử dụng file đính kèm khi cần thiết.
   

   Có rất nhiều vấn đề với file đính kèm:
   
   a. Người nhận không có chương trình thích hợp để mở file đính kèm.
   
   b. File đính kèm có thể mang theo Virus (!!)
   

   c. Một số file đính kèm có kích thước lớn có thể phải mất rất nhiều thời gian Download.
   

   
    

3. Dùng văn bản (Plain text) thay cho HTML (văn bản siêu liên kết).
   
   

   Văn bản bình thường trông như là chữ đánh máy (nếu ở Font Courier New. Courier). Những chương trình đọc Email cho phép đổi các Font này thành VNI-Times hoặc .Vntime. Gửi thư bằng HTML có thể là một ý kiến tồi, vì một số trình đọc Email không hiểu được và cho rằng toàn bộ bức thư đó là một File đính kèm. Do vậy khi người nhận không thể đọc được thư nếu không mở file đính kèm. Nếu bạn muốn bức thư của mình trở nên dễ chịu hãy dùng Plain text.
   

   
    

4. Một dòng không nên quá dài.
   

   
   Một chương trình đọc Email nào đó có thể không xử lý một dòng văn bản theo cùng một cách với chương trình của bạn. Và do đó một dòng văn bản khi người nhận đọc sẽ không giống như bạn viết. Vậy đâu là giải pháp?
   Hãy viết từng dòng ngắn thôi. Tốt nhất là 64 kí tự hoặc ngắn hơn (kể cả dấu trống). Ðiều đó có nghĩa là sau khi gõ đợc 64 kí tự thì bạn nên nhấn Enter.
   

   
    

5. Ðừng viết tất cả mọi thứ bằng chữ viết hoa.
   

   
    

   Nói chung thật là không lịch sự (đặc biệt là trong Tiếng Anh) khi viết quá nhiều chữ viết hoa. Trước hết, văn bản viết bằng chữ hoa thật là khó đọc. Bạn cũng chưa bao giờ thấy một cuốn sách nào toàn là chữ hoa đúng không? Toàn bộ bức thư mà được viết bằng chữ hoa gọi là la hét (YELLING) (Vì người đọc hiểu là người gửi cần nói to những chỗ viết hoa). Tại sao lại khó đọc chữ viết hoa?
   

   Ðối với Subject thỉnh thoảng có thể sử dụng chữ hoa. Nhưng nếu bạn muốn làm nổi bật một từ nào đó quan trọng đừng sử dụng chữ hoa. Hãy sử dụng dấu hoa thị như thế này *.
   

   
    

6. Hãy cẩn thận với những chữ viết tắt.
   

   
   Viết tắt là một cách tốt để tiết kiệm thời gian và công sức nếu như cả hai người (gửi và nhận) đều hiểu. Nhưng nếu người nhận không hiểu, bạn đã không thành công trong giao tiếp.
   

   
    

7. Hãy ký tên trong Email của bạn
   

   
   Viết tên mình dưới bức thư là một điều tốt và là hành động biểu hiện lịch sự. Bạn có thể ghi thêm các thông tin khác nữa như địa chỉ, số điện thoại...
   

   
    

8. Đọc lại và kiểm tra lỗi chính tả
   
   Chẳng có gì tệ hơn việc thay vì được đánh giá về khả năng của mình, bạn lại bị loại ra chỉ vì những lỗi chính tả hoặc đánh vần cẩu thả. Hãy chuyên nghiệp và đọc lại hồ sơ một cách cẩn thận.